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Wir suchen einen*eine Organisationsassistent*in!

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

53 Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie

Besetzung ab: 01.03.2024  | Stundenausmaß: 40,00  | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis: 28.02.2025

Stellen ID: 1914

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Hier geht’s direkt zum Angebot!

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Geographie und Regionalforschung bietet ein dynamisches internationales Arbeitsumfeld.

Sie unterstützen als Organisationsassistent*in das Institut für Geographie und Regionalforschung und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch und unterstützen in den verschiedensten administrativen Belangen.

Das machen Sie konkret:

Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.:

• Sie organisieren Meetings, Workshops und (größere) Veranstaltungen.
• Sie unterstützen in der Pressearbeit (Anfragen, Aussendungen etc.) und überblicken den Kommunikationsplan.
• Sie organisieren Reisetätigkeiten inkl. Exkursionen und regeln deren Abrechnungen.
• Sie unterstützen in der Lehre bei Prüfungen (Vorbereitung, Aufsicht, Aufwertung etc.) und Begutachtungen.
• Sie unterstützen in der Vorbereitung von deutschsprachigen Publikationen, inkl. Lektorat und der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Texte.
• Sie unterstützen wissenschaftliche Forschungs-/Drittmittelprojekte, z.B. bei der Beantragung, Durchführung, Abrechnung und Prüfung/Audits.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in für Institutsfragen. Im Austausch mit der Fakultät und nach Außen übernehmen Sie die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen.
• Sie betreuen Mitarbeiter*innen, Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen aus dem internationalen Kontext.
• Sie administrieren Ausschreibungs-/Recruitingprozesse und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie übernehmen Funktionen in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte/r; Refundierungsanträge).

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert, kommunikativ und lösungsorientiert. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale Kompetenz.

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gutes Deutsch und gute Englischkenntnisse (Wort & Schrift)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3, wordpress) & Social Media
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Hohes Niveau der schriftlichen und mündlichen Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit, selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Fähigkeit, ein diverses Team zu unterstützen
• Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten
• Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit von Homeoffice und können diese in Absprache mit dem Team erstellen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines jungen, internationalen Teams in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2380,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

 

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet und kann danach in ein unbefristetes Anstellungsverhältnis übernommen werden.

So einfach bewerben Sie sich:

• Lebenslauf
• Kurzes Motivationsschreiben, das Bezug auf die Tätigkeitsfelder nimmt: Wozu würden Sie gerne aktiv beitragen? (max. 1 Seite)
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Kerstin Krellenberg

kerstin.krellenberg@univie.ac.at

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Bewerbungsfrist: 01.02.2024